Wanneer is een controle van uw subsidieverantwoording nodig?

Wanneer is een controle verplicht?

De meeste subsidieverstrekkers hanteren een drempel. Is die bereikt, dan moet u een controle laten uitvoeren:

• Bij veel gemeentelijke en provinciale subsidies geldt een grens van € 25.000.
• Rijkssubsidies kennen vaak een drempel van € 125.000, maar dat verschilt per regeling.
• Europese subsidies (zoals EFRO of ESF) vragen soms al bij lagere bedragen een verklaring.
• Exploitatiesubsidies voor instellingen hebben vaak een eigen verantwoordingsprotocol met een vaste eis voor controle.

Welk type verklaring heeft u nodig?

Niet elke controle is even grondig. De subsidiegever bepaalt wat voor soort verklaring u moet aanleveren:

• Beoordelingsverklaring. Een lichtere vorm van controle, geschikt voor lagere bedragen of als de subsidiegever zelf ook steekproeven doet.
• Goedkeurende accountantsverklaring. De meest uitgebreide controle. Verplicht bij grote subsidies en bij instellingen die structureel subsidie ontvangen.
• Assurance-rapport. Sommige subsidies vragen een rapport over specifieke prestatie-indicatoren, naast de financiële controle.

Wat moet u aanleveren voor de controle?

De accountant heeft een aantal documenten nodig om de controle uit te voeren. Zorg dat u dit klaar heeft:

• De beschikking of toekenningsbrief van de subsidiegever.
• Uw eigen financiële verantwoording met een overzicht van de uitgaven per kostenpost.
• Alle onderliggende facturen, betaalbewijzen en eventuele urenadministratie.
• Bij personele kosten: urenverantwoording en salarisstroken van de medewerkers die aan het project werkten.
• Eventuele aanvullende documenten die in de subsidievoorwaarden staan, zoals offertes of een activiteitenverslag.

Timing: wanneer moet de controle klaar zijn?

De meeste subsidies kennen een verantwoordingstermijn van dertien weken na afloop van het project. Binnen die periode moet de volledige verantwoording, inclusief controleverklaring, binnen zijn. Begin dus op tijd, want de accountant heeft meestal twee tot vier weken nodig voor een grondige controle. Wacht u te lang, dan komt u in tijdnood.